Ưu Khuyết Điểm Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng

Quản lý bán hàng là công tác quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp nhằm kiểm soát các hoạt động bán hàng, để dễ dàng và tiết kiệm chi phí nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý bán hàng.

Tuy nhiên trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bán hàng khác nhau như KiotViet, Bizfly, Sapo, … khiến các doanh nghiệp gặp khó khi lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp.

Vậy những ưu nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng là gì? Tại sao phải dùng phần mềm quản lý bán hàng? Chúng ta hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây.

I. Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng là hệ thống ứng dụng công nghệ tạo nên các công cụ giúp tổ chức và xử lý các công việc liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp như quản lý đơn hàng, bán hàng, quản lý kho, nhân viên , thanh toán và chăm sóc khách hàng …

Phần mềm quản lý bán hàng có ưu điểm dễ sử dụng hơn phương pháp quản lý thủ công truyền thống, bạn sẽ không cần phải mất hàng giờ để tổng hợp sổ sách, tra cứu excel với list dài những con số rất dễ xảy ra sai sót.

Mục đích của việc sử dụng chúng là kiểm soát để tăng tốc độ phục vụ khách hàng, hỗ trợ kinh doanh hiệu quả, tiết kiệm nhân lực, hạn chế sai sót , chi phí và thời gian đảm bảo hoạt động bán hàng diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

II. Ưu và khuyết điểm của phần mềm quản lý bán hàng.

Ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng là gì?

1. Không cần cài đặt phức tạp

Doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra một số tiền nhất định để thanh toán, công ty phần mềm sẽ cấp một tài khoản trên website của họ. Doanh nghiệp chỉ cần mở trình duyệt, truy cập website và đăng nhập là xong. Tại đó, người quản lý có thể thực hiện khai báo các thông tin liên quan và bắt đầu bán hàng. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm một phần chi phí lắp đặt, mọi thứ đều dễ dàng, tiện lợi.

2. Có thể dễ dàng dùng trên điện thoại

Đa số các phần mềm đều đã được tối ưu giao diện di động. Vì vậy, doanh nghiệp không cần phải lo lắng sự phức tạp khi sử dụng phần mềm trên điện thoại.

Vì giao diện trên di động và máy tính là khác nhau. Điều này tạo sự thuận tiện cho 1 số mô hình kinh doanh đặc thù. Ví dụ: Nhà hàng, Quán cafe – Khi nhân viên order có thể dùng máy tính bảng để ghi nhận các món ăn hoặc dùng để thanh toán.

3. Chi phí ban đầu khá thấp

Đây có thể được coi là ưu điểm ngắn hạn của các phần mềm quản lý online. Khi bắt đầu kinh doanh, một số doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng online vì chi phí thấp. Chỉ 2 – 3 triệu/ 1 năm  trả cho lần đầu tiên.

Mỗi năm, các công ty phần mềm cần thu thêm tiền để duy trì server, đội ngũ nhân sự để đảm bảo dữ liệu của bạn sẽ được bảo mật.

4. Quản lý các nguồn lực hiệu quả

Phần mềm quản lý tích hợp các tính năng quản lý nhân viên, đo năng suất làm việc của các nhân viên. Ngoài ra, mỗi nhân viên có thể tài khoản riêng để doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tránh gian lận, thất thoát.

5. Xử lý hiệu quả khối lượng dữ liệu lớn

Nếu quy mô kinh doanh bạn lớn có đến hàng nghìn khách hàng hay hàng trăm mặt hàng sản phẩm bạn sẽ gặp khó khăn nếu quản lý theo cách thủ công thông thường. Khi đó, sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp chúng ta kiểm soát dễ dàng, không mất nhiều thời gian và ít sai sót.

6. Nâng cao và dễ dàng kiểm soát tình hình kinh doanh

Phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ đẩy nhanh tốc độ để phục vụ nhiều khách hàng hơn, nâng cao hiệu suất của việc bán hàng và quản lý.

Hầu hết các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay đều có tính năng tổng hợp báo cáo, kết quả kinh doanh, các mặt hàng bán chạy, tồn kho, … Để chủ doanh nghiệp có thể theo dõi đưa ra quyết định kịp thời.

Nhược điểm khi sử dụng phần mềm bán hàng.

1. Bị lộ thông tin kinh doanh, khách hàng, …

Công ty cung cấp phần mềm bán hàng có thể tiết lộ hoặc bán thông tin khách hàng cho các doanh nghiệp khác có thể là đối thủ cạnh tranh trực tiếp của bạn mà bạn không hề hay biết.

Không ai có thể đảm bảo mức độ an toàn của các phần mềm quản lý bán hàng. Có khả năng rằng nhân viên của công ty phần mềm lấy thông tin kinh doanh của bạn đem chia sẻ hoặc bán cho các doanh nghiệp khác.

2. Rủi ro mất toàn bộ dữ liệu

Mọi dữ liệu của doanh nghiệp đều được lưu tại server công ty phần mềm, cùng với dữ liệu của hàng trăm khách hàng khác.Vì vậy, nếu bị virus hay hacker tấn công làm sập cả hệ thống thì dữ liệu cũng sẽ gần như mất hết tất cả, mọi thông tin về khách hàng, doanh số thu chi hàng tháng, … Hậu quả khó lường và sẽ mất rất lâu để doanh nghiệp có thể khôi phục lại dữ liệu như ban đầu.

3. Phần mềm quản lý bán hàng kém linh hoạt và khó sửa chữa theo yêu cầu

Phần mềm quản lý bán hàng không được thiết kế dành riêng cho từng doanh nghiệp. Tất cả dù kinh doanh mặt hàng nào vẫn phải dùng chung giao diện như nhau. Điều này vô cùng bất lợi đối với những doanh nghiệp kinh doanh các loại mặt hàng đặc thù. Họ sẽ không thể yêu cầu thay đổi giao diện bởi như vậy sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.

Vì vậy, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đôi khi không phải lựa chọn tốt. Nó có thể khiến công việc quản lý của bạn không đạt được kết quả như mong đợi.

4. Phải có kết nối internet.

Vì hoạt động online nên điều kiện tiên quyết là các thiết bị như di động hay máy tính phải có kết nối internet. Đây là nhược điểm mà nhiều người dễ nhận thấy. Nó đã gây ra không ít khó khăn cho doanh nghiệp như:

Những hôm mất điện hoặc mất mạng đều khiến hoạt động kinh doanh bị ngưng trệ, ảnh hưởng lớn đến hoạt động buôn bán, quản lý của doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp còn bị mất đơn bán hàng do đường truyền Internet không ổn định. Nếu tình trạng này thường xuyên thì sẽ khiến doanh số của công ty bị giảm sút.

Tóm lại

Việc sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng online đôi khi chỉ là giải pháp ban đầu. Đối với các doanh nghiệp đang muốn mở rộng quy mô hoặc kinh doanh những mặt hàng đặc thù thì đây không phải là giải pháp hoàn hảo.

Doanh nghiệp có thể tìm đến các công ty phần mềm để phát triển ứng dụng quản lý dành riêng cho doanh nghiệp mình. Điều này sẽ giúp quản lý bán hàng tốt hơn vì được thiết kế riêng cho mặt hàng đặc thù của doanh nghiệp, tăng cường bảo mật thông tin và sử dụng lâu dài có thể thêm tính năng mới theo nhu cầu doanh nghiệp.